Trzy rzeczy chcemy z tego spotkania wynieść razem: uzgodniony kluczowy KPI, obsadzone role po stronie CBRE oraz cztery terminy w kalendarzu.
Quantum Engine™ to proprietary multimodal orchestration engine: wielowarstwowa architektura zbudowana dla środowisk, w których błąd oznacza ryzyko utraty przychodu, ryzyko regulacyjne lub prawne. Za jedną spójną tożsamością działa do 18 wyspecjalizowanych agentów AI, dobieranych do etapu rozmowy, profilu klienta i celu biznesowego.
Architektura jest przygotowana do wysokich wolumenów oraz środowisk, w których kluczowe są ryzyko reputacyjne, prawne i regulacyjne.
CBRE zachowuje kontrolę nad zakresem kompetencji, progami decyzyjnymi, regułami eskalacji i momentem przejęcia rozmowy przez doradcę.
Jakość Persony rozwijają trzy warstwy: fine-tuning, self-learning - uczenie na podstawie prowadzonych rozmów - oraz feedback od zespołu CBRE. Nad wyborem modelu czuwa osobno Curator Model na LLM Arena
Cztery efekty pierwszego etapu - nasza propozycja na bazie materiałów projektu, do wspólnego potwierdzenia dzisiaj. Ich osiągnięcie wymaga zarówno właściwej konfiguracji systemu, jak i wiedzy procesowej zespołu CBRE.
Ten sam standard obsługi obowiązuje wieczorem, w weekend i w dni wolne. Klient otrzymuje szybką, uporządkowaną odpowiedź oraz dostęp do aktualnej oferty.
Doradca otrzymuje podsumowanie rozmowy, profil potrzeby, kryteria, listę zaprezentowanych obiektów oraz rekomendację. Rozpoczyna kontakt z pełnym obrazem sytuacji, bez ponownego zbierania podstawowych informacji.
Lead, który nie znalazł dopasowanej oferty, pozostaje w Neuron Leads
Persona zachowuje historię rozmowy i kryteria klienta, dzięki czemu może wrócić w uzgodnionym terminie z nową, dopasowaną ofertą.
CBRE wnosi wiedzę o procesie, klientach i standardzie marki. Quantum Neuron przekłada tę wiedzę na konfigurację Persony, pełny briefing do walidacji po Waszej stronie i ciągłe doskonalenie.
Cztery role w projekcie - a przy każdej to, jakie korzyści dla niej oznacza posiadanie AI Persony.
Zerknijcie, czy to się zgadza. Pokazujemy to, żebyście wiedzieli, którzy stakeholderzy w Waszej organizacji mogą mieć korzyści z tej infrastruktury - nie musimy dziś obsadzać żadnej z tych ról.
System jest modułowy - każdy z tych obszarów może mieć własne efekty z tej samej platformy, przez kolejne zestawy kompetencji. Na razie z nimi nie rozmawiamy. Wszystko w jednej platformie: osobne konta, logowanie z MFA, standardy bankowe.
Zakres pochodzi z załącznika implementacyjnego. Przy każdym obszarze mówimy, co robi Persona, w którym momencie wchodzi człowiek i jaka jest z tego wartość.
Odbiera każde zapytanie z wynajembiur.pl i wynajemmagazynu.pl oraz z połączonych kanałów w ciągu 60 sekund, niezależnie od pory i dnia. Prowadzi ukierunkowaną kwalifikację: metraż, lokalizacja, termin, wymagania szczególne. Odpytuje Market IQ i prezentuje dopasowane obiekty zgodnie z Waszą logiką priorytetów.
Po zakwalifikowaniu leada zgodnie z uzgodnionymi kryteriami i progami Persona wysyła powiadomienie e-mail wraz z pełnym briefem. Umówienie wizji lokalnej zostaje po stronie doradcy.
Ten sam standard obsługi niezależnie od dnia i godziny.
Zapytania poniżej 500 m² dla biur i 2000 m² dla magazynów są dziś obsługiwane w ograniczonym zakresie. Persona przejmuje pełną kwalifikację i obsługę tego segmentu, prezentując dopasowane oferty z bazy.
Eskalacja następuje w trzech sytuacjach: zakres zapytania przekracza uzgodniony próg, prosi o kontakt z człowiekiem albo w rozmowie na innym kanale sygnalizuje większą potrzebę. To ostatnie działa dzięki multichannel memory.
Ten segment zostaje w relacji z Wami, zamiast wygasać bez kontaktu.
Prowadzi sekwencje ponownego kontaktu z leadami, które nie zakończyły się umową, z zachowaniem pełnej pamięci poprzedniej rozmowy. Odstępy czasowe ustalamy wspólnie. Do sekwencji możemy można dodawać materiały wideo i graficzne.
Rekomendujemy, żeby Neuron Leads prowadził Operator Persony po Waszej stronie. Oprócz tego, że Persona ma swój autonomiczny system follow-upów... pokazujemy i szkolimy, dzięki temu możecie uruchamiać akcje wedle własnego uznania i zapotrzebowania.
Na tym etapie reaktywacja obejmuje kontakty pozyskane przez Personę. Dostęp do istniejącej bazy kontaktów CBRE doprecyzowujemy osobno.
Widget na portalach, WhatsApp, e-mail jako podstawowe. Kanał głosowy z dedykowanym numerem jest wliczony w pakiet i dostępny do testów. Multichannel memory działa od startu.
Automatyczne umawianie wizji lokalnych zostaje poza pierwszą fazą, zgodnie z ustaleniami warsztatu. Integracje z Outlook Calendar i Google Calendar są wliczone w wycenę i gotowe do uruchomienia w momencie, w którym udostępnicie dostępność doradców.
Zapytanie z kampanii Google, piątek wieczorem. Potwierdźmy ten przebieg razem, żebyśmy patrzyli na ten sam proces. Dwa znaki zapytania to decyzje, które podejmujemy dzisiaj: pozostałe źródła ruchu i definicja kwalifikowanego leada.
Klik w reklamę, wejście na wynajembiur.pl, formularz wypełniony: 800 m² na Mokotowie, branża IT, termin Q3.
Rozpoczyna ukierunkowaną kwalifikację: budżet za metr, elastyczność lokalizacji, wymagania konieczne, liczba stanowisk. Zapytania podane w stanowiskach przelicza na metraż.
Persona pyta silnik danych w trybie odczytu i prezentuje trzy obiekty zgodnie z Waszą logiką priorytetów: scoring prime property, dostępność, promień lokalizacji, typ umowy. Każdy z linkiem, mapą i parametrami.
Persona uzupełnia brakujące informacje: typ umowy, termin wejścia, wymagania szczególne, punkty zainteresowania i jakość połączeń komunikacyjnych. Zawęża wybór do obiektów spełniających uzgodnione kryteria.
Powiadomienie - czyli mail z kompletem informacji o leadzie - do wskazanego doradcy, opcjonalnie także do osoby kierującej zespołem. Powiadomienie zawiera podsumowanie rozmowy, profil leada, lista zaprezentowanych obiektów, rekomendacje i link do konwersacji w dashboardzie.
Doradca otwiera dashboard i otrzymuje pełny kontekst rozmowy. Kontaktuje się ze wstępnie zakwalifikowanym leadem, który zna już trzy obiekty i ich parametry, i umawia wizję lokalną.
Nawet po przejęciu relacji przez doradcę zdarza się, że lead dalej pisze do Persony - to naturalne. Każda taka wiadomość trafia do dashboardu razem z odpowiedzią, a doradca dostaje o niej informację. Żaden wątek nie toczy się poza jego wiedzą.
Rozmowa, która nie kończy się umową, wchodzi w sekwencję ponownego kontaktu z zachowaną pamięcią kryteriów i pokazanych obiektów.
Persona wraca z pamięcią pierwotnych kryteriów: rozmawialiśmy o 800 m² na Mokotowie, właśnie weszły dwie oferty pasujące do Waszych założeń.
Kto dostaje powiadomienie w kroku piątym. Możliwości: wskazany doradca według rejonu albo kategorii, cały zespół z pierwszeństwem odbioru, albo doradca plus osoba kierująca zespołem. Progi eskalacji i moment przekazania konfigurujemy w ramach szkolenia Persony i możemy je zmieniać w trakcie współpracy.
Nasza praktyka zakłada jeden kluczowy KPI oraz jeden wskaźnik wspierający. Przychodzimy z rekomendacją, którą potwierdzamy wspólnie z Wami. Wartości docelowe ustalamy dopiero po zmierzeniu stanu wyjściowego.
Interesują nas zapytania, które do Was trafiają. Jeżeli dokładnej liczby nie ma pod ręką, wystarczą widełki.
To nie jest pytanie o zapisany SLA, tylko o to, jak to wygląda w praktyce. To będzie nasz punkt wyjścia, do którego wrócimy po pierwszym miesiącu pracy Persony.
Brak obsługi w weekend jest tu równie dobrą odpowiedzią jak liczba godzin - nie oceniamy, tylko mierzymy.
Liczba zakwalifikowanych leadów przekazanych doradcom z pełnym briefem w danym miesiącu.
Kompletność przekazanego powiadomienia, czyli procentowy udział powiadomień zawierających wszystkie uzgodnione elementy kwalifikacji leada.
Udział odpowiedzi udzielonych w ciągu 60 sekund.
Liczba zapytań poniżej progu obsłużonych bez angażowania doradcy.
Skuteczność reaktywacji kontaktów.Wskaźniki operacyjne opisują pracę Persony i nie są miarą sukcesu całego projektu.
First Value występuje krótko po uruchomieniu produkcyjnym, w momencie pierwszego osiągnięcia uzgodnionego kluczowego KPI. Dla tego projektu będzie nim pierwszy zakwalifikowany lead przekazany doradcy z pełnym briefem.
Jaki konkretny wynik powinien być wtedy widoczny, żebyście uznali pierwszy etap wdrożenia za udany?
Persona na starcie jest jak dziecko w przedszkolu. Ma jasno napisany skrypt i opiekuna, który sprawdza pierwsze rozmowy, zanim wypuścimy ją do rozmowy z Waszym klientem. Ten opiekun jest po Waszej stronie, bo to Wy znacie ten proces najlepiej. Persona nie będzie pisać z klientami CBRE, zanim Wy jej nie zatwierdzicie. Tym systemom nie trzeba mówić dwa razy: powiemy jej raz, zapamięta na zawsze - później już tylko się doucza i jest coraz lepsza.
Zespół CBRE prowadzi rozmowy testowe na dostarczonym briefingu oraz sprawdza własne scenariusze, obiekcje i przypadki nietypowe. Przewidujemy dwie rundy walidacji.
Quantum Neuron wprowadza uzgodnione korekty. Druga runda potwierdza sposób prowadzenia rozmowy, obsługę obiekcji, jakość rekomendacji i moment przekazania do doradcy.
Persona rozpoczyna pracę na ograniczonym ruchu. Rozmowy są intensywnie monitorowane, a zakres pozostaje zawężony do momentu potwierdzenia jakości.
Po akceptacji CBRE Persona przejmuje pełny uzgodniony zakres. Uczenie ciągłe i nadzór jakości działają dalej.
To okres największego zaangażowania Operatora Persony. Dobrą praktyką jest około 10 minut dziennie, jeżeli dostępne są rozmowy wymagające oceny. Całość walidacji zamykamy w dwa do trzech tygodni - dwa tygodnie to nasz cel. Późniejsza częstotliwość zależy od wolumenu i jakości rozmów. W pierwszym okresie uwagi są analizowane i wdrażane priorytetowo, a czas realizacji zależy od charakteru zgłoszenia.
Uwagi z rozmów przekazuje Operator Persony z poziomu dashboardu. Przechodzimy przez ten proces wspólnie na prezentacji Dashboardu, gdzie pokazujemy sposób oceny rozmowy oraz pełną historię interakcji.
Jeden dashboard dla całego projektu: każda rozmowa, każde powiadomienie i każdy wskaźnik w tym samym miejscu, na bieżąco.
Wszystko, co tu widzicie, przejdziemy razem na szkoleniu z dashboardu - termin ustawimy za chwilę. Tam też ustawimy progi powiadomień i ich odbiorców.
Ta tabela jest źródłem prawdy dla obu stron. Wracamy do niej zawsze, kiedy pojawi się pytanie, po czyjej stronie leży dana rzecz. Zmiany wprowadzamy tutaj i informujemy o nich obie strony.
Formalne ustalenia i podsumowania prowadzimy w wątku e-mail. Dodatkowo proponujemy utworzenie wspólnej grupy WhatsApp do szybkich pytań operacyjnych. Grupa nie jest elementem kontraktu i nie zastępuje formalnych ustaleń mailowych.
Trzy pierwsze terminy odblokowują kolejne etapy wdrożenia, czwarty jest naszym standardem we wdrożeniach enterprise. Ustalamy wszystkie przed zakończeniem spotkania, a tego samego dnia otrzymujecie potwierdzenie mailem razem z ustaleniami.
Konfiguracja WhatsApp Business, skrzynki e-mail i widgetu.
Sesja w dwóch fazach: analityka z udziałem Business Ownera oraz część operacyjna dla Operatora. Pełna historia rozmowy, przekazywanie uwag, progi i odbiorcy powiadomień, dostępy dla doradców. To wejście do centrum zarządzania przyszłością pracy.
Pierwsza runda walidacji po stronie CBRE. Po niej wprowadzamy poprawki, przechodzimy drugą rundę oraz rozpoczynamy kontrolowane uruchomienie.
Spotkanie cykliczne: pierwsze trzydzieści dni od dzisiaj, kolejne co miesiąc. Nasz standard we wdrożeniach enterprise. Przeglądamy wyniki miesiąca i mierzymy Wskaźnik adopcji.
Zakładany termin pełnego uruchomienia produkcyjnego to 14 dni roboczych (jeżeli w implementacji uwzględnione są custom integracje, to są one prowadzone osobną roadmapą z osobnymi terminami) od dostarczenia kompletnego zestawu dostępów i zależności technicznych po stronie CBRE. Trzymając się dzisiejszych terminów, ten harmonogram jest w pełni realny - a jeżeli będzie szybciej, damy Wam znać.
Łukasz Przybylski
Director of AI Persona Engineering & Enterprise Deployment · Quantum Neuron
l.przybylski@quantumneuron.ai
+48 530 044 008